In allen Bereichen veröffentlichen Organisationen immer mehr digitale Inhalte.
Dies ist nach der Pandemie noch deutlicher geworden, da sich die globale Gemeinschaft ins Internet verlagert hat, um die physischen Einschränkungen zu überwinden, die ihnen durch die Beschränkungen auferlegt wurden.
Webseiten werden genutzt, um Produkte und Dienstleistungen an Kunden zu verkaufen, Vertriebs- und Marketingmaterialien zu veröffentlichen und weiterzugeben und - von kleinen Unternehmen bis hin zu staatlichen Behörden - als primärer Kommunikationskanal mit der breiten Öffentlichkeit.
Die zunehmende Verbreitung digitaler Inhalte stellt eine Reihe neuer Herausforderungen dar. Finanzunternehmen beispielsweise müssen eine Reihe von Compliance-Verpflichtungen erfüllen, wenn sie digitale Kanäle (einschließlich Webseiten) für die Kundenwerbung nutzen. Andere Unternehmen müssen möglicherweise Aufzeichnungen über ihre Webseiten-Inhalte für die Beilegung von Streitigkeiten aufbewahren, und wieder andere möchten die Webauftritte einfach wegen ihrer kulturellen oder historischen Bedeutung, als öffentliches Dokument oder als Referenz für zukünftige Marketingkampagnen aufbewahren.
Die Webseitenarchivierung ist die einzige Möglichkeit, die Inhalte einer Webseite in einer Form zu bewahren, die es ermöglicht, sie zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder aufzurufen. Es ist die einzige Lösung, eine stabile, mit einem Zeitstempel versehene, nachweislich authentische und unabhängige Version von Webinhalten zu erstellen und zu erhalten. Da die archivierten Seiten unabhängig sind, sind sie vollständig von der ursprünglichen Website-Architektur getrennt und enthalten nur die Elemente, die zum Zeitpunkt der Archivierung live waren, sodass eine Kopie entsteht, die der ursprünglichen Form so nahe wie möglich kommt.
Es gibt viele Gründe, warum eine Organisation ihre Webseite archivieren sollte, aber in jedem Fall muss sie sicherstellen, dass ihre archivierten Seiten vollständig, sicher und rechtlich zulässig sind.
In diesem Leitfaden befassen wir uns mit einigen der spezifischen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Archivierung von Webseiten in drei verschiedenen Bereichen - Finanzdienstleistungen, öffentlicher Bereich und Marketing - und wie die MirrorWeb-Lösung dabei helfen kann.
Die Rolle der Webseiten-Archivierung
Die Archivierung von Webseiten ermöglicht es Unternehmen aus dem Finanzsektor, dem öffentlichen Bereich und dem Einzelhandel, unveränderliche Aufzeichnungen ihrer Webseiten zu speichern. Dies trägt dazu bei, Folgendes zu gewährleisten:
Einhaltung der Vorschriften
Regulierte Unternehmen und Firmen auf der ganzen Welt müssen gemäß den Vorschriften von MiFID II (EU), FCA (UK), SEC und FINRA (US) sowie ASIC (AU) die gesamte elektronische Kommunikation aufzeichnen und aufbewahren.
MiFID II besagt zum Beispiel, dass die aufgezeichnete elektronische Kommunikation vollständig sein muss:
- Vollständig - Eine Organisation muss alle Arten der elektronischen Kommunikation kennen, die verwendet werden und von wem. Darüber hinaus müssen sie über ein System und Verfahren verfügen, um alle Aufzeichnungen dieser Kommunikation zu erfassen und aufzubewahren.
- Genauigkeit - Eine Organisation muss sich auf den Inhalt und die Metadaten der aufgezeichneten elektronischen Kommunikation verlassen können, um die genauen Daten und Uhrzeiten nachzuweisen, an denen etwas stattgefunden hat.
- Qualitativ hochwertig - Eine Organisation sollte in der Lage sein, Aufzeichnungen elektronischer Kommunikation so originalgetreu wie möglich zu reproduzieren.
Rechtliche Zulässigkeit
Unternehmen könnten verpflichtet werden, vor Gericht authentifizierte Nachweise über elektronische Daten vorzulegen. Die Aufzeichnungen müssen belegen, dass die Daten in einem unveränderlichen Format gespeichert wurden und wann sie archiviert wurden. Diese Anforderungen sind in den folgenden Vorschriften und Verordnungen geregelt:
- §147 AO - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- eDiscovery-Anfragen - die Archivierung von Webseitendaten für die Beilegung von Streitigkeiten und eDiscovery-Zwecke kann dazu beitragen, dass die Aufzeichnungen nicht widerlegbar sind und eine getreue Wiedergabe des Inhalts zu diesem Zeitpunkt darstellen.
Schutz von geistigem Eigentum und Markenwerten
Für Unternehmen besteht ein klarer Anreiz, ihre Aktivitäten langfristig zu dokumentieren, um sie für künftige Kampagnen nutzen zu können. Da jedoch immer mehr Geschäftstätigkeiten online stattfinden, werden sie kontinuierlich große Mengen digitaler Inhalte in einer Geschwindigkeit erstellen und veröffentlichen, bei der es schwierig sein kann, den Überblick zu behalten. Die Archivierung von Webseiten kann in regelmäßigen Abständen erfolgen, und mit unbegrenztem Cloud-Speicher und der Möglichkeit, große Datensätze zu archivieren, kann sichergestellt werden, dass nichts von Wert verloren geht.
Bewahrung von kulturhistorisch bedeutsamen Aufzeichnungen
Öffentliche Einrichtungen und Archivare benötigen möglicherweise die Bewahrung von kulturell bedeutsamen Webseiten, um einen sofortigen Zugriff auf historische öffentliche Daten zu ermöglichen. Die Webseitenarchivierung ist die ideale Lösung, um große Datenmengen zu bewahren und in einem unveränderlichen WORM-Dateiformat zu speichern.
Wer profitiert von der Archivierung von Webseiten?
Finanzdienstleistungen
Die Finanzdienstleistungsbranche steht unter dem ständigen Druck, neue Online-Kanäle zu nutzen, um mit der sich entwickelnden digitalen Landschaft Schritt halten zu können. Dabei muss jedoch die Nutzung dieser Kanäle mit den strengen Compliance-Vorschriften der MIFID II, SEC, FINRA und anderen abgeglichen werden.
Jede Lösung muss in der Lage sein, die Einhaltung solcher Vorschriften sowie potenzieller Anforderungen in Bezug auf Datenhoheit und der Datenschutzgrundverordnung nachzuweisen.
Öffentlicher Bereich
Zahlreiche nationale Archive, Bibliotheken, Regierungen und Universitäten archivieren heute digitale Inhalte, um alle Aufzeichnungen von kultureller und historischer Bedeutung zu bewahren. Häufig ergibt sich die Notwendigkeit durch rechtliche Rahmenbedingungen.
Da der öffentliche Bereich immer mehr Aktivitäten online durchführt, suchen Organisationen nach Möglichkeiten, ihre Archivierungsbestimmungen für Webseiten weiterzuentwickeln, um die Vorteile neuer Technologien zu nutzen:
- Die Cloud - Um eine effiziente und flexible Speicherung großer Datenmengen zu ermöglichen.
- Indexierung und Suche - Um die Daten für Forscher, Beamte, Studenten und die Öffentlichkeit nutzbar zu machen (einschließlich öffentlich zugänglicher Portale wie zum Beispiel das Stadt- und Stiftsarchiv Aschaffenburg / Verlinkung
- Die Aktualisierung vom traditionellen ARC-Dateiformat auf das ISO-Standard-Dateiformat WARC, das bei der Speicherung von digitalem oder digitalisiertem Material helfen kann.
Marketing
Bekannte Marken erstellen immer mehr Online-Inhalte zusätzlich zu den traditionellen Markenwerten. Diese Inhalte können ohne Planung und Voraussicht leicht verändert, beschädigt werden oder verloren gehen.
Die Aufzeichnung von Online-Markenaktivitäten und Kundenkommunikation kann helfen ...
- die künftige Ausrichtung der Marke zu bestimmen (durch Überwachung der Leistung)
- zukünftige Kampagnen zu inspirieren
- Sicherstellen, dass rechtlich zulässige Aufzeichnungen über die gesamte Kommunikation aufbewahrt werden, um Streitfälle zu lösen.
Wie archiviert man eine Webseite?
Wenn es darum geht, den Inhalt Ihrer Webseite zu archivieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Kostenlose Online-Tools wie die Wayback Machine sind eine Möglichkeit, erfordern aber ein hohes technisches Verständnis. Dass die Benutzer jede Seite einzeln manuell und sehr aufwendig speichern müssen, kommt erschwerend hinzu.
Einige Unternehmen verlassen sich auf Backups von Content-Management-Systemen (CMS), um ihre Aufzeichnungen aufzubewahren, aber es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen einem Backup und einer archivierten Webseite im WARC-Format:
- Digitale Signaturen und Metadaten: Am wichtigsten ist, dass Daten, die aus einem CMS-Backup stammen, keine digitale Signatur haben und daher nicht authentifizierbar oder vor Gericht zulässig sind. Außerdem ermöglichen CMS-Backups den Rechtsteams nicht, einen Datensatz mit all seinen wichtigen Metadaten zu exportieren.
- Volltextsuche: CMS-Backups bieten keine Volltext-Suchfunktion. Prüfer können dringend und kurzfristig Informationen anfordern - bei der manuellen Erfassung Ihrer Webseite kann es angesichts der Unmengen an erfassten Daten schwierig werden, bestimmte Daten schnell zu finden.
- Konforme Datenspeicherung: Für regulierte Branchen mit speziellen Aufbewahrungsvorschriften (z. B. der öffentliche Sektor und Finanzdienstleistungen) genügt ein CMS-Backup nicht den Anforderungen.
Mit einem automatisierten Website-Archivierungsdienst können Unternehmen eine vollständige Aufzeichnung ihrer Webseiten-Inhalte vornehmen und gleichzeitig den manuellen Aufwand verringern und die rechtliche Zulässigkeit sicherstellen.
Wie Walter Nagel unterstützen kann
Walter Nagel bietet in Zusammenarbeit mit der Firma MirrorWeb Cloud-basierte Archivierungsdienstleistungslösungen für den öffentlichen Bereich und Unternehmen. Unsere Webarchivierungsplattform, die von privaten Unternehmen bis hin zu staatlichen Behörden vertrauen, ermöglicht es Organisationen, ihre Anforderungen an die Erfassung unveränderlicher, historischer Aufzeichnungen ihrer Webseiten zu erfüllen.
Unsere Lösung ist in der Lage, die betriebliche Effizienz einer Organisation zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften durch unsere Mehrwertfunktionen zu verbessern, wie z. B.:
- Vollständige Archive - Wir archivieren alle Inhalten von Webseiten, d. h. alles aus internen Quellen, Bilder, Videos, Metadaten und sogar Social-Media-Kanäle.
- Cloud-native Lösung - MirrorWeb arbeitet mit einem professionellen Data-Center zusammen, um eine schlüsselfertige, skalierbare und zukunftssichere Lösung in einer vollständig sicheren Umgebung bereitzustellen.
- Nahe am Originalformat - Jedes Archiv wird nahezu in Echtzeit erfasst, so wie es am Tag der Veröffentlichung war.
- Hochentwickeltes Benutzerportal - Das MirrorWeb-Portal ermöglicht es den Benutzern, Inhalte wiederzugeben sowie die Crawl-Häufigkeit und die Parameter der Archive einzurichten und zu verwalten. Die Daten sind überall zugänglich, da sie cloudbasiert sind und Flexibilität und Skalierbarkeit mit Benutzerprotokollen zur Verwaltung der Funktionalität bieten.
- Öffentliches Portal - Für den Fall, dass ein öffentlicher Zugang zu Archiven erforderlich ist, z. B. in Regierungs- und Staatsarchiven, hat MirrorWeb ein eigenes Portal entwickelt, das mit dem Benutzerportal integriert werden kann, um einen originalgetreuen Zugang und eine zeitgemäße Benutzererfahrung für die gemeinsame Nutzung von Aufzeichnungen von kultureller und historischer Bedeutung mit der breiten Öffentlichkeit zu ermöglichen.
- Erfüllung von Compliance-Anforderungen - alle archivierten Webseiten werden im ISO-Standard WARC-Format gespeichert, einschließlich Datums- und Zeitstempel. Das MirrorWeb-Portal bietet Tools zur Überwachung von Compliance-Risiken, und die Aufzeichnungen können bei Bedarf eDiscovery-Experten zur Verfügung gestellt werden.
- Lokale Territorien - Die Archive werden in lokalen Territorien gespeichert, die nach EU-DSGVO zertifiziert und der Datenschutzgrundverordnung konform sind.
Schauen Sie jetzt in unseren Kalender und buchen Sie heute Ihren Termin für eine kostenlose Demo. Während dieser Online-Besprechung ermitteln wir Ihre Anforderungen, führen Sie durch die Plattform und besprechen mit Ihnen, wie Sie Walter Nagel unterstützen kann.
