Institut für Zeitgeschichte München-Berlin

Interview mit Dr. Klaus Lankheit

Bitte stellen Sie sich und Ihre Arbeit im Institut für Zeitgeschichte kurz vor.

Das Institut für Zeitgeschichte (IFZ), mit Sitz in München, ist eine universitätsunabhängige Forschungseinrichtung in Form einer Stiftung. Es hat bereits 1949 seine Arbeit aufgenommen und verfügte von Anfang an über ein Archiv. Im Laufe der Jahre hat sich herauskristallisiert, dass die Hauptaufgabe des Archives ist, nichtstaatliche Akten zu sammeln, die wichtig zur Ergänzung von staatlichen Akten sind. Hier fängt es mit Feldpost bereits aus dem Ersten Weltkrieg an, die sich um die Revolution drehen, sowie Feldpost aus dem Zweiten Weltkrieg. In späteren Jahren sammelten sich viele Unterlagen aus der Bürgerbewegung, den Vereinen an. Interessant hierbei ist, dass beide Seiten betrachtet werden können. Bei Demonstrationen verfügen wir nicht nur über die Polizeiberichte, sondern auch über Berichte von Demonstranten, die aufzeigen, wie man z.B. einen Ostermarsch organisiert. Insgesamt verfügt das IFZ, das als mittelgroßes Archiv gilt, über ca. 6 KM Akten und Druckschriften.Das IFZ erfreut sich eines interessierten und internationalen Publikums. So konnten wir in diesem Jahr bereits Besucher aus 12 verschiedenen Nationen begrüßen.
Das Team ist verhältnismäßig groß mit ca. 10 Mitarbeitern.
Ich bin seit 30 Jahren am Institut tätig, seit 20 Jahren am Archiv. Meine ersten Versuche betrafen reine Nachweisdatenbanken. Von dort aus und habe ich, bis heute, die Digitalisierung kontinuierlich angeschoben. Mittlerweile werden die technischen Aspekte von der jüngeren Generation übernommen, die ich jedoch noch immer unterstütze und begleite.

Wenn Sie ein paar Jahre zurückblicken, wie haben sich die Anforderungen an die Digitalisierung in Ihrem Haus verändert?

Angefangen hat es mit der Frage „Wie können wir die Digitalisierung sinnvoll einsetzen für uns?“ An diesem Punkt existierten aber auch, im Nachhinein betrachtet, völlig falsche Vorstellungen. Der Gedanke war, dass das, was gescannt ist, auf die Festplatte in den Schrank kommt und verwahrt wird. Mit der Zeit wurde klar, dass die Verwendung ausgeweitet werden muss. Der Wunsch war, dass Zugriffe auf die Digitalisate genommen werden und die digitalen Daten optimal erhalten werden sollen.
Heute gibt es eine redundante NAS-Infrastruktur, um die Daten professionell zu speichern, welche zugleich auch auf Band gesichert werden inkl. Kopie in einem zweiten Gebäude. In der Regel wird im IFZ mit 600dpi gescannt, um hohe Auflösungen zu haben. Das ist schon seit ca. 10 Jahren eine Anforderung an uns. Durch die neue Technik haben sich auch hier die Möglichkeiten für uns deutlich verbessert.

Wie sind Sie vorgegangen, um sich am Markt nach passenden Lösungen umzuschauen?

Damals hat man erstmal das angeschafft, was es so gab als Scanner auf dem Markt. Wir haben uns dann immer mal wieder umgehört, welche Scanner es auf dem Markt gibt und es kam auch die Idee auf für ein modulares System. Der Besuch der Mitarbeiter auf Messen, wie dem Archivtag, war sehr hilfreich, um sich umfassend zu informieren. Darüber hinaus wurden Kollegen in anderen Instituten über Ihre Lösungen und Praxiserfahrungen befragt.

Scanner wurden vorab auch live angesehen und mit unserem Material ausprobiert, um sich einen optimalen Eindruck verschaffen so können. Teammitglieder, die später tatsächlich die Geräte bedienen, haben sich somit von den Vorteilen überzeugen können. Ihr Urteil war in diesem Moment der Findungsphase wichtig, da sie diejenigen sind, die später mit dem Gerät umgehen sollen und wollen. Der Aspekt die Lösungen gesehen zu haben, sie angefasst und ausprobiert zu haben, war für das Team eine sehr gute Erfahrung. Das Thema Supportvertrag wurde argumentiert und diskutiert. Die positive Entscheidung für einen Vertrag war sehr wichtig und wir sind damit sehr glücklich, weil der Support essentiell für eine hohe Produktivität und Zufriedenheit ist.

Was war Ihnen bei der Auswahl einer passenden Lösung besonders wichtig?

Elementar ist die Flexibilität, die die Lösungen mitbringen, da das Material und die Bestände sehr heterogen sind. Der Bestand umfasst nicht nur Papierdokumente, sondern auch Glasplatten, die vom Zerfall bedroht sind und somit ein schonendes Handling verlangen. Die einfache Scansoftware, multidotscan, die auch automatisiert arbeitet, hilft enorm ergebnissicher und schnell zu arbeiten. Durch die neuen Lösungen konnten wir die Produktivität um ca. ein Drittel steigern.
Die Arbeitsorganisation und Technik gehen da Hand in Hand. Für das Team, das jeden Tag scannt, ist darüber hinaus, der Service besonders wichtig. Die zuverlässige Onlineanalyse und -wartung sowie eine zügige Ersatzteilbeschaffung mit kurzen Erklärungen etc. unterstützt das Team darin, gut arbeiten zu können.

Was sehen Sie als nächste große Aufgabe im Bereich der Digitalisierung in Ihrem Haus?

Der Digitalisierungsbetrieb läuft sehr gut und viel schneller. Die große Herausforderung und das nächste Thema der Zukunft ist die Langzeitarchivierung, weil es sehr wichtig ist, dass die Daten alle erhalten bleiben. Finanzieller Einsatz ist hier gefordert und muss dauerhaft sichergestellt werden. Vermutlich werden wir uns diesbezüglich einer konsortialen Lösung anschließen. Ein zweites großes Thema ist die Texterkennung von handschriftlichen Materialien (z.B. Frakturschriften), wo die Technik derzeit noch Probleme bereitet oder noch nicht optimal ausgereift ist.