Handel & Industrie

papierloses Büro - Wunsch oder Wirklichkeit?

Ob im Handel oder in der Industrie, alle Unternehmen haben annähernd gleiche Problemstellungen:

• wie werde ich Herr über meine Aktenberge
• wie kann ich die Papierflut eindämmen
• wie stelle ich Informationen meinen Mitarbeitern zur Verfügung
• wie kann ich Dokumente meinen Kunden zur Verfügung stellen
• wie werde ich gesetzlichen Vorschriften gerecht
• ...

Lösungen zur Verwaltung von Unternehmensinformationen gibt und gab es zahlreiche. Die übliche Art Dokumente strukturiert abzulegen, war das Abheften des Papierbeleges in Ordnern und Heftern. Erste EDV-gestützte Lösungen verwalteten z. B. Mikrofilme in entsprechenden Datenbanken.

Seither überschlug sich der Markt mit neuen Lösungen und damit verbundenen Namen und Kürzeln. Digitales Archiv, Dokumenten Management System (DMS), Knowledge Management System (KMS) und viele weitere Begriffe tauchten auf. Alle mit dem gleichen Ziel - den Büroalltag zu vereinfachen und zu strukturieren.

Die heutigen Systeme haben den Ansatz, nicht nur Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine zu verwalten, sie wollen alle Unternehmensinformationen sammeln und jedem Berechtigten transparent zur Verfügung stellen. Alle digitalen Informationen stehen dem Betrachter geordnet und übersichtlich zur Verfügung. Ganz egal, ob es sich um einen gescannten Lieferschein, eine bereits digital vorliegende Ausgangsrechnung, eine E-Mail oder einen Wordbrief handelt. Zeichnungen, Fotos, einfach alles, was im Unternehmen an Informationen benötigt wird, steht zur Verfügung.

Neben der revisionssicheren Archivierung spielen diese Systeme mehr und mehr bereits bei der Entstehung und Verarbeitung der Informationen eine Rolle. Arbeitsabläufe werden kanalisiert, Entscheidungen am Bildschirm getroffen und protokolliert. Die Steuerung dieser Prozesse übernimmt die Workflow-Komponente der Content Management Systeme (CMS).

Unser Partner Optimal Systems verfügt mit seinem Produkt OS|ECM Version 6 über eine mächtige Software-Suite, die die oben genannten Belange abdeckt.

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